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职场加分术 电子邮件密技

搞懂电子邮件礼仪专业度高人一等  你有多久没有看到手写信件了呢?当现代人越来越习惯以msn、skype等通讯软件沟通之后,现在连写e-mail都越来越随性了。有时候收到信,没头没尾的就开始讲内文,如果又刚好没讲到什么重点,让人连寄件者是哪根葱都不知道,那么大概只有被归类为“垃圾信”同一区的命运。  其实,写e-mail就如同传统信件一般,称谓、问候语、本文、结尾敬辞、署名、日期等缺一不可。就像在写传统书信礼仪一般,使我们在无法立即见面,或不方便通电话的时候,也可以从字里行间体现出应对进退。  好的主旨是成功的一半  每个人一定都有收到“空白主旨”,或是可能不知道要写什么,只好以“....”来代替,让人看到也跟着“囧”翻了的信件。其实,“信件主旨”就像演讲题目般,应该要简要明确,且把该信件将要透露的讯息清楚描述出来。而在转寄或回复信件时,更需主动的把主旨改过来以符合谈话内容,不要每封信的标题开头都是“FW:”。小小动作,方便收件者阅读,也让你能更快收到回复啰。  群组寄件名单保密人人有责  目前垃圾信相当泛滥的情况,除了有不肖人士恶意传播邮件名单之外,忘记把“群组寄件名单”使用“密件副本”隐藏起来,也是让人垃圾信收不停的原因之一。有时候一点开信件,就好像看到族谱一样,不管是寄件者的“国小”、“国中”同学,还是前女友、前主管,全部都一目了然,这样把其它人的数据摊在阳光下,实在是让人相当害羞又困扰啊!  慎选转寄收件者  今天你收到一封信,里面的故事既感动又激励人心,让你迫不及待想要跟所有认识的人分享,“群组转信”一按下去,所有熟的不熟的朋友全部都收到了。或许,你觉得只需要轻松按个传送键,就可以将想说的话传到世界各地,但可别忘了,在你传输信件的同时,也占了一定空间的网络资源。对于满天飞舞的转寄信、募款信、不马上转寄给10个人就会遭遇不幸的信....,不仅不相干的人收到觉得莫名其妙,同时也浪费了珍贵的网络空间资源,等同于在现实世界中的不环保唷!

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